Tahukah Anda bahwa apapun industri bisnisnya dan sebesar maupun sekecil apapun skalanya, setiap perusahaan pasti membutuhkan sistem informasi akuntansi (SIA)? Dengan adanya SIA, perusahaan akan bisa melaporkan kondisi keuangannya kepada seluruh pemangku kepentingan secara akurat.
Hanya saja, sebenarnya apa yang dimaksud dengan sistem informasi akuntansi, ya? Untuk memahami SIA dengan lebih baik beserta apa saja fungsinya, Anda bisa simak penjelasannya terlebih dahulu di bawah ini. Selamat membaca!
Definisi Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
SIA merupakan sebuah sistem yang terdiri atas beragam formulir, catatan, serta laporan yang disusun untuk menghasilkan sebuah informasi keuangan bagi perusahaan. Secara umum, tujuan SIA adalah untuk memproses data akuntansi dan keuangan, serta menghasilkan sebuah laporan keuangan yang dapat digunakan untuk membuat keputusan bisnis oleh para pihak yang berkepentingan.
Di dalam sistem ini, terdapat pula data-data terkait dengan pemasukan, pengeluaran, informasi karyawan, informasi pelanggan, hingga informasi perpajakan perusahaan. Tak hanya itu saja, SIA juga mengandung data spesifik lainnya seperti laporan analisis, pesanan penjualan, faktur, daftar gaji, purchase order, informasi pelanggan, maupun neraca saldo perusahaan.
Idealnya, sebuah sistem informasi akuntansi perlu memiliki kriteria sebagai berikut:
- Aman, artinya akses ke dalam SIA beserta datanya hanya dibatasi bagi pihak-pihak yang berwenang.
- Rahasia, artinya informasi-informasi penting di dalamnya terlindungi untuk menghindari risiko kebocoran dan pengungkapan informasi yang ilegal.
- Privasi, artinya seluruh proses pengumpulan, penggunaan, serta pengungkapan informasi pribadi (privat) mengenai pelanggan dilakukan dengan tepat.
- Integritas pemrosesan, artinya data diproses secara akurat, lengkap, dan tepat waktu, serta dilakukan dengan otorisasi yang tepat.
- Ketersediaan, artinya sistem tersedia guna memenuhi kebutuhan kontrak maupun operasional.
Fungsi SIA
Dan secara garis besar, berikut ini adalah rangkuman fungsi utama dari sistem informasi akuntansi.
- Untuk mengumpulkan seluruh data aktivitas bisnis dan kemudian menyimpan data-data tadi dengan cara yang efektif dan efisien.
- Untuk mengambil data sesuai kebutuhan dari beragam sumber dokumen yang berkaitan dengan kegiatan bisnis perusahaan.
- Untuk membuat dan mencatat data transaksi secara akurat ke dalam jurnal-jurnal pencatatan yang dibutuhkan di dalam siklus akuntansi perusahaan, berdasarkan tanggal dan urutan terjadinya transaksi (secara kronologis).
- Untuk mengolah data yang masuk agar dapat menjadi informasi keuangan yang relevan dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan maupun pihak-pihak terkait selaku pemangku kepentingan (misal investor dan pemerintah).
- Untuk dipergunakan sebagai sistem pengendali keuangan yang dapat mencegah atau meminimalisir risiko terjadinya penyalahgunaan atau kecurangan.
Sedangkan informasi yang terdapat di dalam SIA sendiri bervariasi antar perusahaan, tergantung sektor industri dan skala bisnisnya. Hanya saja, pada dasarnya terdapat beberapa jenis data yang pasti selalu ada di dalam SIA segala jenis perusahaan, seperti pendapatan, pengeluaran, data karyawan, data pelanggan, invoice, dan informasi perpajakan.
Komponen SIA
Di dalam sebuah SIA, terdapat serangkaian komponen sebagai berikut:
- Orang-orang yang menjalankan sistem dan melakukan berbagai fungsi.
- Serangkaian prosedur manual ataupun otomatis yang terlibat dalam proses pengumpulan, pemrosesan, dan penyimpanan data mengenai kegiatan perusahaan.
- Data mengenai proses bisnis perusahaan.
- Software atau perangkat lunak yang digunakan untuk memproses data perusahaan. Infrastruktur teknologi informasi yang digunakan oleh perusahaan, seperti komputer, peralatan komunikasi jaringan, mapun peralatan pendukung lain.
Perlu Anda perhatikan bahwa masing-masing komponen di dalam sistem informasi akuntansi di atas bersifat saling berhubungan dan berkesinambungan. Dengan kata lain, setiap komponen memiliki peran dan kontribusi dalam membantu komponen lain untuk menciptakan sebuah sistem yang berjalan lancar serta fungsional dalam menunjang kebutuhan perusahaan.
